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Metodologia 6 Sigma

Sviluppata da Motorola negli anni ’80 del secolo scorso, la metodologia Sei Sigma si basa sull’attuazione di progetti di miglioramento chiamati Progetti Sei Sigma.

I progetti Sei Sigma sono strumenti agili, di breve durata (max 4-6 mesi), sviluppati con un preciso approccio metodologico, che portano benefici al core business dell’organizzazione (gli apprendimenti per la scuola) soprattutto in virtù della loro numerosità -tanti “piccoli” progetti si integrano per dare un miglioramento significativo.

In sintesi caratterizzano la metodologia Sei Sigma:

sempre e comunque focus su: cliente, prodotto, efficacia/efficienza - approcci basati su dati
conoscenza dei processi in atto, loro gestione e ottimizzazione

sviluppo di più progetti di miglioramento (“progetti sei sigma”)

attenzione alla strategia dell’organizzazione

 

In particolare focus sul cliente per la scuola vuol dire:

la realizzazione di prodotti basati sullo studente, che deve trarne il massimo del beneficio nella situazione specifica in cui si trova, per cui essendo coproduttore dei propri risultati è fondamentale il suo grado di soddisfacimento/coinvolgimento
è prioritario individuare le esigenze (implicite ed esplicite) degli studenti: ogni studente ha una serie di esigenze
gli obiettivi di ogni progetto/attività devono essere percepiti dagli studenti ◦ l’attenzione va a tutti i clienti dell’Istituto, sia interni (studenti e genitori) che esterni (società nelle sue varie articolazioni)
la soddisfazione dei clienti (interni ed esterni) è la chiave per migliorare i risultati
un prodotto è di Qualità se soddisfa le esigenze dei clienti (esplicite e implicite -proattività)
la Qualità è giudicata da chi la riceve ◦ la Qualità implica il cambiamento.

Il Sei Sigma nasce come una misura della soddisfazione del cliente, che si avvicina alla perfezione.

Il suo concetto base è il numero di clienti insoddisfatti per milione di opportunità. Per ogni milione di opportunità il livello Sei Sigma equivale a 3,4 esperienze negative dei clienti, Cinque Sigma a 233, Quattro Sigma a 6.210, Tre Sigma a 66.807 (circa 7%). La maggior parte delle organizzazioni si colloca fra Tre Sigma e Due Sigma, cioè fra 66.807 e 308.538 clienti insoddisfatti per milione di contatti (7% ÷ 31%).
Se le esigenze dei clienti vengono soddisfatte si è efficaci. Se si è inefficaci e non si fa niente per cambiare si è destinati a fallire nei propri obiettivi.

L’efficacia è solo la metà del problema, l’altra metà è l’efficienza, cioè la quantità di risorse impiegate per essere efficaci (tempo, costo, manodopera, valore…)

Lavorare per progetti Sei Sigma vuol dire:

◊ che i progetti nascono da una attenta analisi dei risultati chiave e delle loro criticità
◊ che l’obiettivo di ogni progetto è quantificabile in termini di contributo ai risultati chiave
◊ possibilità di ottenere un risultato concreto nel periodo stabilito
◊ durata massima 4-6 mesi
◊ possibilità di coinvolgere clienti e fornitori
◊ scelte basate su dati ed esperienza (esperienza interpreta dati e propone nuove soluzioni, riesaminate poi alla luce dei dati)
◊ più progetti nel corso di un anno, importante miglioramento risultato/i chiave
◊ costituire gruppi di lavoro *interdisciplinari* su problemi specifici, ogni gruppo con un suo progetto da sviluppare

Passaggio fondamentale di ogni progetto Sei Sigma è la comprensione della “Voce del Cliente” (VOC), per decidere come e chi soddisfare. Le VOC si traducono poi in CTQ (Critical to Quality) che, a differenza delle VOC dei clienti (di tutti i clienti, anche interni), debbono essere misurabili.

CTQ = numero limitato e selezionato di “caratteristiche di qualità” di un prodotto e/o suo elemento e/o processo che deve essere tenuto costantemente sotto controllo per garantire la massima soddisfazione del cliente.

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I PROGETTI SEI SIGMA

PARTONO DALLE VOC (VOICE OF CUSTOMER) PER INDIVIDUARE LE CTQ (CRITICAL TO QUALITY )

SI MISURANO CON LA SODDISFAZIONE DEL CLIENTE

 

La selezione dei progetti “Sei Sigma” avviene sulla base di:

Impatto sul core business, risorse disponibili, probabilità di successo (non si attiva un progetto che non ha elevate probabilità di riuscita)

Preferenza ai progetti che affrontano le CTQ più importanti per il cliente

Lista dei costi della non Qualità

Analisi di dati

 

LE FASI DI UN PROGETTO SEI SIGMA

IL DMAIC Un progetto Sei Sigma si sviluppa secondo 5 fasi riassunte dall’acronimo DMAIC:

D=DEFINE

M=MEASURE

A=ANALYZE

I=IMPROVE

C=CONTROL

DEFINE
(IDENTIFICARE IL PROCESSO/ATTIVITÀ DA MIGLIORARE, TRADURRE I BISOGNI DEI CLIENTI IN REQUISITI DEL PRODOTTO IIDENTIFY KEY BUSINESS ISSUES)

Partendo dalla ricognizione di quanto si sta facendo alla luce dei risultati chiave ottenuti, si individua e si imposta il progetto di miglioramento specificando:

su cosa si vuol intervenire

gli obiettivi che si intendono perseguire, loro impatto sui risultati chiave

il team di lavor o

le risorse disponibili per realizzare il progetto

il tempo necessario per la sua conclusione.

MEASURE (VALUTAZIONE DELL’ATTUALE LIVELLO DI PRESTAZIONE DEL PRODOTTO IN RELAZIONE AI REQUISITI RICHIESTI – CURRENT PERFORMANCE LEVELS)
Si fonda sulla considerazione che ogni attività sia misurabile. Dopo aver individuato una o più CTQ sulle quali si vuole intervenire per ottenere il miglioramento, si procede alla individuazione degli indicatori più rappresentativi e alla raccolta dei dati.

ANALIZE
(SULLA BASE DEI DATI MISURATI E DELLE INFORMAZIONI DISPONIBILI SI INDIVIDUANO LE CAUSE DEI DIFETTI E QUANTO OGNUNA DI ESSE INFLUENZA I RISULTATI OTTENUTI – UNDERSTAND CURRENT PERFORMANCE LEVELS)
E’ la fase di analisi del processo/attività a cui il progetto afferisce, con l’obiettivo di individuare i fattori influenti. Si analizzano i dati raccolti per conoscere la variabilità delle CTQ prese in esame e comprendere le cause che le producono. Si fissano gli obiettivi minimi e si delineano le modalità di intervento.

IMPROVE
(SI PROPONGONO E SI ATTUANO LE AZIONI DI MIGLIORAMENTO SULLA BASE DELLE CAUSE PRINCIPALI DEI DIFETTI, EVITANDO DI SALTARE IMMEDIATAMENTE ALLE CONCLUSIONI – ACHIVE BREAKTHROUGH IMPROVEMENT)
E’ la fase di attuazione dell’azione di miglioramento. Basandosi sulla fase di Analyze si pianificano gli interventi correttivi per migliorare il processo e portare la caratteristica della CTQ interessata entro i limiti di specifica programmati, riducendo le non conformità rilevate. La pianificazione comprende non solo la scelta ottimale di intervento sui fattori che influenzano la caratteristica della CTQ in esame, ma l’individuazione delle azioni in grado di rendere “robusto” il processo. E’ in questa fase la ricerca del breakthrough (rottura del pensiero corrente/standard, invenzione) al fine di ottimizzare il conseguimento del risultato.

CONTROL
(SI QUANTIFICA L’ENTITÀ DEL MIGLIORAMENTO E SI INTRAPRENDONO LE AZIONI DI SUPPORTO/SVILUPPO – STANDARDIZE/INTEGRATE: TRANSFORM HOW DAY-TO-DAY BUSINESS IS CONDUCTED)
E’ la fase di controllo del processo che presuppone interventi per impedire derive, e mantenere nel tempo il miglioramento raggiunto. Data la normale variabilità dei processi è una fase fondamentale per mantenere nel tempo il livello di qualità raggiunto. E’ in questa fase che si procede a integrare nel processo l’azione svolta, trasformando come “DAY-TO-DAY BUSINESS IS CONDUCTED”.
GIÀ QUESTA BREVE ESCURSIONE SULLE CARATTERISTICHE DI BASE DEI PROGETTI SEI SIGMA RENDE EVIDENTE IL LORO ESSERE UNO STRUMENTO PER IL MIGLIORAMENTO SNELLO, MODERNO, POTENTE, FLESSIBILE, CHE PUÒ ESSERE UTILIZZATO AI VARI LIVELLI DI COMPLESSITÀ DI UN’ORGANIZZAZIONE, ANCHE DA UNA SOLA PERSONA, AL FINE DI RENDERE IL SUO LAVORO PIÙ INCISIVO, ORIENTATO AI RISULTATI, TRASPARENTE, RENDICONTABILE.

 

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esempi: sei sigma