La cultura della qualità si basa su una concetto fondamentale: dì quello che fai e fai quello che dici. Diventa allora molto importante poter dimostrare che si è fatto o si sta facendo quello che si è dichiarato. Ecco allora che alla base di tutto sta la raccolta di evidenze [documenti] in grado di dimostrare che non abbiamo fatto false promesse.
La gestione documentale è un compito che va affidato alle persone giuste (quelle con incarichi), con un calendario ad hoc che ricordi le scadenze fondamentali e una persona di riferimento cui consegnare quanto concordato.
Occorre inoltre definire dove il sistema documentale è conservato, in modo tale che ogni evidenza sia facilmente recuperabile al bisogno.
Vanno documentati i documenti condivisi del CD e la loro applicazione nelle classi; le modalità di verifica e gli strumenti di misura degli apprendimenti; le riunioni di Dipartimento per adeguare i piani di lavoro disciplinari al curricolo d’Istituto; i piani di lavoro dei Dipartimenti e dei singoli docenti; i CC e le decisioni prese per migliorare gli apprendimenti; le attività formative quotidiane, i risultati ottenuti, le attività e gli strumenti per il recupero e l’approfondimento; gli interventi disciplinari; i progetti (nelle loro diverse fasi: pianificazione, progettazione, realizzazione, misurazione e analisi dei risultati); i piani delle iniziative per le parti interessate; i progetti proposti o accolti dal territorio e per il territorio; il piano dei monitoraggi; i risultati ottenuti e le analisi sui dati rilevati; i piani miglioramento adottati e la loro efficacia; il xcalendario degli incontri con le parti interessate per la presentazione del piano dell’offerta formativa e per la presentazione dei risultati ottenuti e dei miglioramenti pianificati.